Benito Mussolini passava la maggior parte del suo tempo nel suo ufficio (a Roma dal 1922 in Palazzo Chigi e dal 1930 in Palazzo Venezia, mentre dal 1943 a Gargnano (BS) in Villa Feltrinelli) dove, oltre ad esaminare pratiche e rapporti, riceveva in udienza decine di persone al giorno. Le udienze avevano un significato fondamentale nel sistema di potere fascista e mussoliniano. I suoi ministri, i gerarchi, i visitatori stranieri, diplomatici, singoli cittadini e, talvolta, gruppi e comitive venivano accolti nel suo ufficio che era il centro del potere fascista. La dittatura si fondava infatti più sul carisma del duce che sull’apparato burocratico, e il sistema delle udienze aveva lo scopo di costruire la figura dell’onnipotente dittatore e, nello stesso tempo, di creare il mito del rapporto personale tra il capo, i suoi gerarchi e il popolo.
Per tenere sotto controllo gerarchi, ministri, generali, giornalisti e funzionari anche di basso livello, Mussolini esercitava il potere attraverso una specie di consiglio di gabinetto quotidiano, durante il quale veniva informato dell’andamento di molteplici aspetti dell’amministrazione statale e dava direttive.
Tutta la giornata quotidiana di Mussolini, e quindi anche le udienze, era organizzata
dalla Segreteria Particolare del Duce, un organismo di fondamentale importanza. La
Segreteria riceveva le lettere destinate al Duce ma soprattutto ‘filtrava’ le richieste di udienza. Sui primi mesi di lavoro della rinata Segreteria Particolare del Duce a Gargnano la fonte
più nota e approfondita è quella rappresentata dal suo primo capo, Giovanni Dolfin,
già prefetto di Foggia, Enna e Ferrara. Dopo la liberazione dal Gran Sasso, Mussolini era stato dapprima trasferito in Germania e poi, dal 23 settembre, era tornato in Italia alloggiando in un primo momento alla Rocca delle Caminate, la sua residenza privata in provincia di Forlì. Qui ricominciò a lavorare. Il primo foglio delle nuove udienze è del 25 settembre 1943, e riporta soltanto il nome di Guido Buffarini Guidi. Si tratta di fogli strappati da un taccuino a righe, incompleti, dove Mussolini stesso elencava le persone ricevute. I fogli cominceranno a essere scritti a macchina soltanto a partire dal 12 ottobre 1943.
Il 10 ottobre, assieme a Dolfin nel frattempo divenuto capo della Segreteria, Mussolini si trasferì a Gargnano, sulla sponda ovest del lago di Garda, insediandosi in Villa Feltrinelli. Il suo ufficio, secondo la testimonianza di Dolfin, era estremamente spoglio: “La stanza, di un’ampiezza media, rettangolare, è nel complesso modestissima; nessun lusso, nessun oggetto inutile. Un grande tavolo nel mezzo; una carta geografica dei teatri d’operazione costellata di piccoli cerchi blu e rossi; qualche sedia lungo le pareti. Davanti alla scrivania, una piccola poltrona di cuoio scuro, bassa”.
Nella villa alloggiava anche l’intera famiglia Mussolini, cosa che probabilmente spinse il dittatore a spostare il suo ufficio in una villa non lontana, la Villa delle Orsoline, a partire dal 20 novembre.
In tempi relativamente brevi la Segreteria Particolare del Duce venne riorganizzata. Ne facevano parte, oltre a Dolfin, altre 39 persone tra i quali il vice di Dolfin (l’ispettore
generale di Pubblica sicurezza Ugo Cellai), il vice prefetto Antonio Davolio, i colonnelli
Modesto Mileti e Elettro Mileti, Renato Tassinari, Vanni Teodorani e svariate camicie
nere e funzionari di polizia.
Alla fine dell'ottobre 1943 Vittorio Mussolini riuscì a convincere il padre a costituire
una “Segreteria Politica”, da affiancare a quella “Particolare”. Secondo Dolfin, Vittorio Mussolini era convinto che soltanto una segreteria composta e guidata principalmente dai suoi più stretti familiari avrebbe impedito "un nuovo 25 luglio". Secondo uno schema privo di data, ma sicuramente attorno all'ottobre/novembre 1943, la Segreteria Politica era composta da 11 persone tra le quali il figlio Vittorio Mussolini (“collegamento ministero Interno, Polizia, Milizia”); il nipote Vito Mussolini (“collegamento con Alleati, Personale politico, informazioni e segnalazioni, Questioni familiari e patrimoniali”); Vanni Teodorani (“collegamento Forze Armate, Esteri, relatore della relazione mensile collettiva”); Renato Tassinari (“Ufficio stampa e Propaganda e Radio, collegamento Cultura popolare, Diario Storico, collegamento Economia corporativa”); Orio Ruberti (“Collegamento col Partito Repubblicano Fascista, collegamenti Radio”). Alla Segreteria Particolare era lasciato, in pratica, soltanto il disbrigo della
corrispondenza, i “sussidi caritativi” e l’organizzazione delle udienze. Secondo questo schema a Dolfin veniva tolta ogni attribuzione di una qualsiasi rilevanza, mentre i rapporti con tutti i centri di potere (forze armate, tedeschi, Partito), venivano gestiti e filtrati dalla famiglia Mussolini. Ovviamente questo progetto, probabilmente mai arrivato a concretizzarsi, fece entrare in conflitto le due segreterie, e venne risolto alla fine di marzo con l’allontanamento di Dolfin e con lo scioglimento della Segreteria politica (21 marzo 1944). Sia secondo Dolfin stesso che secondo il diario di Serafino Mazzolini, furono i familiari di Mussolini a ‘silurare’
Dolfin. Il suo posto venne occupato da Cellai, che da quel momento divenne l’unico capo Segreteria Particolare fino al 2 aprile 1945, giorno della sua sostituzione con Luigi Gatti. Come durante il regime, il compito della segreteria era fondamentalmente quello di smistare la posta, sintetizzare le lettere dei privati meno importanti, filtrare le richieste di udienza e organizzare la giornata lavorativa di Mussolini.
Anche durante la RSI, quindi, la figura del capo della Segreteria particolare assunse un ruolo fondamentale, anche se minore rispetto agli anni 1923–1943. Raggiungere Mussolini era infatti meno difficile, anche se teoricamente la sede del “Quartier generale”, come veniva chiamato dalla stampa il suo ufficio, era segreta. Negli anni di Salò la segreteria era meno organizzata e meno burocratica. Ad esempio, il calendario delle udienze non veniva più preparato con una settimana di anticipo ma soltanto il giorno precedente; inoltre i nomi scritti a matita sull’elenco giornaliero, appartenenti alle persone che riuscivano a entrare nonostante non si fossero prenotate con giorni di anticipo, sono molto numerosi. Era un ufficio relativamente piccolo, con scarsa burocrazia, che sicuramente non era più il filtro degli anni dell'Impero tra la popolazione e l’onnipotente dittatore.
A Gargnano, tra le persone ricevute quotidianamente da Mussolini, vi erano anche numerosi ufficiali tedeschi che controllavano ogni movimento del governo fascista – come il tenente colonnello Johann Jandl, ufficiale di collegamento con la Wehrmacht, sostituito a volte dal capitano Hoppe; o il tenente Hans Dickeroff, come ufficiale di ordinanza; il barone von Reichert, funzionario di collegamento con l’ambasciata tedesca; il dottor Georg Zachariae, inviato dal medico personale di Hitler, il dottor Theodor Morell per curare Mussolini dalla sua gastrite. Queste persone incontravano Mussolini quasi quotidianamente, prova tangibile della dipendenza della RSI dal Terzo Reich. In ogni caso, nel corso dei mesi la segreteria divenne meglio organizzata.
Mussolini tentò di ricostruire una routine lavorativa che somigliasse a quella seguita durante il regime ma non tornò più del tutto al modello precedente, quando i ministri e i sottosegretari più importanti venivano ricevuti tutti i giorni a Palazzo Venezia. Uno dei motivi di questo cambiamento era dovuto alle difficoltà di spostamento, dato che i ministeri erano sparsi per tutto il Nord-Est e che le strade, oltre che in pessime condizioni, erano estremamente pericolose. Inoltre Mussolini scelse di incontrare con grande frequenza soprattutto i responsabili della repressione: esercito, Ministero dell’Interno e Guardia Nazionale Repubblicana. Altri ministri venivano incontrati raramente. Ospite fisso, invece, rimaneva il tenente colonnello Jandl in qualità di ufficiale di collegamento con la Wehrmacht, ricevuto sempre in tarda mattinata.