L’ordinamento e l’inventariazione del complesso documentario sono stati effettuati a partire dalla primavera del 1998 da un gruppo di archivisti, coordinati da Anna Cantaluppi composto da Ilaria Bibollet, Andrea Calzolari, Nicoletta Fiorio Plà, Laura Gatto Monticone, su database Access con scheda studiata per il riordino. Nel 2013 il data base è stato trasferito sul programma informatico Gea5 e nel 2015 su CollectiveAccess. Durante questo passaggio è stata fatta una revisione dell'intero complesso archivistico a cura di Ilaria Bibollet, Anna Cantaluppi, Diana Cossa, Rori Mancino, Erika Salassa, completandolo con le introduzioni ai diversi livelli, con informazioni bibliografiche e le indicazioni delle consistenze documentarie. Contemporaneamente sono state inserite le riproduzioni integrali dei documenti, digitalizzati negli anni 2009-2013 , relative alle serie degli statuti, dei verbali degli organi deliberanti, a cospicui nuclei di fotografie. La schedatura dei verbali è stata integrata con l'indicizzazione degli ordini del giorno, che consente mediante la ricerca per parole chiave di arrivare direttamente alla delibera digitalizzata. L'attuale riordino riflette, dunque, la complessa storia organizzativa del San Paolo. Dopo la trasformazione istituzionale del 1853 le Opere amministrate erano quelle ereditate dalla Compagnia di San Paolo: l’Ufficio pio; il Soccorso e il Deposito, di fatto unificati e trasformati da tempo in un istituto educativo femminile, che avrebbe successivamente (1883) assunto il nome di Educatorio Duchessa Isabella; il Monte di pietà, dal 1927 suddiviso in Azienda del credito e Azienda del pegno; gli Esercizi spirituali, di lì a poco soppressi. Ad esse si sarebbe aggiunto nel 1866 il Credito fondiario. Anche dopo la trasformazione in istituto di credito di diritto pubblico, nel 1932, Ufficio pio, Educatorio Duchessa Isabella e Credito fondiario mantennero contabilità e bilanci separati. L’amministrazione delle Opere era demandata ad apposite commissioni permanenti, elette in seno al consiglio direttivo, con il compito di “istruire le pratiche e ordinare i progetti della loro rispettiva competenza, e di riferirne alla Direzione”. Altre commissioni erano elette per il funzionamento generale dell’amministrazione. Nel 1886 la commissione più importante, quella di Segreteria, Contabilità e di Economia interna, fu sostituita dalla Giunta permanente, l’organo esecutivo (dal 1932 Giunta esecutiva). Come già nell’antica Compagnia, a questa suddivisione amministrativa corrispondeva un’unica gestione, esplicata dagli uffici dell’Istituto: la segreteria, l’ufficio legale, la ragioneria, il controllo, l’azienda pignoratizia, la tesoreria. Per un lungo periodo, dal 1894 al 1912, le funzioni di segreteria e quelle dell’ufficio legale e del credito fondiario furono esercitate da un unico servizio, suddiviso in due divisioni. La segreteria redigeva i processi verbali degli organi amministrativi e delle commissioni (ad eccezione di quella del Credito fondiario), comunicava agli uffici le deliberazioni e gli ordini di servizio, istruiva le pratiche dei sussidi di beneficenza e delle ammissioni delle allieve, teneva l’archivio generale e il protocollo. Era responsabile della gestione del personale di tutto l’Istituto, compresi, dal 1894, gli insegnanti dell’Educatorio. Anche l’economato rientrava nelle sue competenze, così come la gestione amministrativa e tecnica del patrimonio immobiliare, fino alla costituzione del Servizio tecnico nel 1927. All’ufficio legale e del credito fondiario competeva la consulenza giuridica e il contenzioso di tutte le aziende dell’Istituto, l’istruzione dei mutui fondiari, la redazione dei verbali della commissione del Credito fondiario. La ragioneria teneva la contabilità generale e specifica del Credito fondiario, del Monte di pietà e delle due aziende di beneficenza. Il controllo esercitava la funzione di revisione dell’operato della ragioneria, della cassa e dell’azienda pignoratizia. Le funzioni di tesoreria erano affidate ad un appaltatore, responsabile di tutte le operazioni di cassa e della custodia dei valori. La tradizionale attività del prestito su pegno era gestita dall’azienda pignoratizia. Il notevole aumento delle dimensioni dell’Istituto conseguente l’assorbimento della Banca Agricola Italiana nel 1931 comportò una riorganizzazione dei servizi centrali. Il credito fondiario assunse un peso sempre maggiore e nel 1932 si costituì come un servizio a sé stante, che gestiva la concessione dei mutui e l’emissione delle cartelle fondiarie, curava la contabilità e redigeva il bilancio. L’accrescersi della presenza dell’Istituto in molti centri rurali e l’incremento stesso del credito fondiario determinarono un potenziamento del servizio tecnico, che assorbì anche l’economato. Mentre lo sviluppo dell’attività creditizia e dei nuovi modi di impiego comportava la costituzione del servizio operazioni bancarie, la gestione dell’Azienda del pegno veniva ricondotta nell’ambito della ragioneria. Il controllo, dal 1933 denominato ispettorato, estendeva il proprio operato alle filiali, ormai numerose, e la tesoreria diveniva un servizio interno. Nei regolamenti sulla tenuta degli archivi (tra il 1872 e il 1932) convivono con sottolineature diverse il criterio dell’archiviazione in base all’ufficio produttore e quello in base all’Opera. Mentre nel 1872 si prescriveva all’ufficio legale e alla ragioneria di suddividere nei rispettivi archivi le pratiche in riferimento all’azienda di appartenenza, con la riforma del 1894 si definiva l’articolazione dell’archivio generale di deposito, di cui si faceva menzione già nel 1886, in quattro comparti, corrispondenti agli uffici produttori, segretariato, ragioneria, legale e credito fondiario, monte pignoratizio, più la biblioteca. Questa impostazione fu superata con l’ordine di servizio del 1913, che prevedeva la distribuzione delle carte in base agli enti Monte di pietà, Ufficio pio, Educatorio Duchessa Isabella, Credito fondiario, cui si aggiungeva la Segreteria. In tal modo mentre nel 1894 si prescriveva di conservare i verbali di quasi tutte le commissioni nel compartimento di Segretariato, nel 1913 essi erano distribuiti nei compartimenti dell’Ufficio pio, del Monte, ecc.; così i bilanci e i registri contabili, non trovavano più posto nella ragioneria, bensì sotto la relativa azienda, che conservava la documentazione della sua specifica attività assistenziale o creditizia. Gli affari generali, il personale, i verbali del Consiglio, della Giunta e delle commissioni speciali, la corrispondenza e le pratiche legali di carattere generale, l’economato rimanevano nella Segreteria. Il regolamento successivo, risalente al 1941, è nuovamente suddiviso per servizi, però riguarda soltanto la durata di conservazione delle pratiche e non la loro distribuzione nell’archivio generale. L’analisi della prassi effettiva della produzione dei documenti e dell’archiviazione, ricostruita per quanto è stato possibile data la frammentazione di molti fondi, più volte trasferiti, conferma in linea di massima il criterio di conservazione stabilito nel regolamento del 1913. Il sistema di archiviazione adottato nella prima metà del Novecento costituisce il punto di riferimento dell’attuale riordino, anche per i fondi che proseguono nel periodo successivo. Si è pertanto adottata una ripartizione nella quale il primo fondo, Funzioni centrali, corrisponde a grandi linee alle funzioni svolte dalla Segreteria (e dagli uffici che successivamente le subentrarono nello svolgimento di alcune competenze) e dal Legale; gli altri fondi corrispondono ai quattro enti storici Ufficio pio, Educatorio Duchessa Isabella, Azienda di risparmio e credito (già Monte di pietà), Credito fondiario, cui si aggiungono Credito agrario e Opere pubbliche. Aggregati sono conservati alcuni fondi provenienti dall'acquisizione di banche e soggetti passati sotto il controllo dell'Istituto.